Sumber Data Sistem Informasi

Sumber-sumber  Informasi SDM

Menurut Veithzal Rivai (2008, h.535) untuk membentuk sistem informasi SDM (SISDM) yang kemperhensif, informasi haruslah deperoleh dari berbagai sumber. Formulir-formulir khusus dan kuesioner-kuesioner dapat dibuat untuk mengumpulkan informasi. Sumber-sumber informasi ketika mengumpulkan informasi bagi keperluan sistem informasi (SDM) diantaranya:

a.   Borang lamaran

Sebenarnya setiap perusahaan menggunakan borang lamaran sebagai dari proses pengangkatan karyawan. Borang lamaran haruslah dirancang selengkap mengkin, guna mengumpulkan informasi yang dibutuhkan untuk sistem informasi SDM. Informasi ini mencakup tingkat pendidikan, keahlian, dan data biografis lainnya yang relevan. Bebrapa perusahaan lebih menyukai borang lamaran mereka sederhana, hanya meminta informasi yang membantu mereka memutuskan apakah pelamar merupakan calon yang diinginkan. Setelah si calon diseleksi, dia diminta menyerahkan borang kedua yang meminta informasi yang lebih rinci untuk keperluan sistem informasikan SDM.

b.   Evaluasi-evaluasi kinerja

Disebabkan banyaknya informasi yang berubah setiap tahun, kebutuhan-kebutuhan sistem informasi SDM perlu dimutahirkan secara berkala agar berdaya guna. Informasi penting yang harus diinformasikan secara periodik meliputi keahlian-kealian dan bakat karyawan, tingkat kinerja kali ini, dan potensi pertumbuhannya.meskipun informasi ini dapat diperoleh dari borang-borang evaluasi kerja, terdapat beberapa masalah dalam menghimpun dan menyiapkan informasi ini.

c.   Maklumat-maklumat perubahan personalia

Karena perubahan data karyawan terjadi sepanjang tahun, jenis informasi ini perlu diperbaharui secara berkala, tidak hanya tahunan. Beberapa perusahaan telah menciptakan borang yang sederhana yang disebut maklumat karyawan (employee change notice), yakni penyelia diminta melengkapi mengirimkannya ke bagian SDM. Di dalam fomulir ini, penyelia biasanya hanya menunjukan perubahan yang telah terjadi dalam status karyawan, seperti tranfer, pemberhentian, promosi, dan peningkatan persyaratan pekerjaan.

a.       Tindakan-tindakan indisipliner, dan

Informasi yang bekaitan dengan tindakan disipliner formal juga perlu dimasukan dalam sistem informasi SDM. Beberapa perusahaan menggunakan borang khusus untuk melaporkan informasi ini kepada karyawan, kepada wakil serikat pekerja, dan kepada bagian sumber daya manusia. Pada saat informasi ini diterima oleh departemen SDM, informasi ini dapat ditambahkan ke dalam arsip karyawan.

b.      Daftar gaji

Sistam informasi SDM kadang-kadang berisi riwayat gaji setiap karyawan, termasuk gaji dasar, persentasi kenaikan setiap tahun, setiap bonus dan penghargaan khusus yang telah diberikan. Informasi ini dapat menjadi bagian dari data yang disediakan melalui formulir evaluasi kerja. meskopun demikian, beberapa perusahaan lebih menyukai penggunaan borang yang berbeda untuk pemberian rekomendasi bagi peningkatan gaji dan bonus.