Fungsi Dasar Sistem Informasi

Fungsi masukan mencakup dua konsep dasar sistem: data dan pemasukan data (data entry). Pemeliharaan data berhubungan dengan kualitas data yang disimpan dalam sistem. Selanjutnya, fungsi keluaran berkaitan dengan proses penarikan data (retrieval). Satu lagi konsep penting dalam pengembangan SISDM adalah pembentukan Pusat Informasi Sumber Daya Manusia. Bila salah satu konsep dasar ini terabaikan, sistem yang sedang dibangun mungkin tidak akan dapat memenihi sasaran yang telah ditetapkan. 

Fungsi masukan adalah tingkat kemampuan organisasi dalam memasukan informasi personalia kedalam SISDM, meliputi berbagai prosedur yang diperlukan untuk mengumpulkan data: siapa mengumpulkan, kapan, dan bagaimana data seharusnya diproses.

Fungsi Pemeliharaan Data. Setelah data diproses, fungsi pemeliharaan mengelola kualitas data yang disimpan. Fungsi ini mempengaruhi, menambah data baru, dan menhilangkan data yang tidak diperlukan lagi.

Fungsi keluaran. Fungsi sistem yang paling jelas adalah kemampuannya memproduksi keluaran sesuai dengan kebutuhan organisasi. Ini bisa meliputi laporan standard yang rutin maupun laporan yang khusus. Keluaran yang disediakan sistem merupakan penghubung penting antara SISDM dengan para pemakai. Kriteria yang penting untuk mengevaluasi evaktivitas sistem sebagai alat bantu manajemen adalah sistem yang mampu memproduksi informasi yang berguna dalam proses pengambilan keputusan.    

Menurut Veithzal Rivai (2008, h. 534) terdapat tiga komponen fungsional utama dalam setiap sistem informasi SDM. Komponen-komponen tersebut adalah:

a.   Fungsi masukan, yaitu memasukan informasi karyawan ke dalam sistem informasi SDM. Fungsi ini mencakup prosedur-prosedur yang diperlukan untuk mengumpulkan data, seperti siapa yang mengumpulkan data, kapan dan bagaimana data diproses, masukan-masukan dari sistem informasi SDM serupa dengan sistem manual.

Sistem informasi SDM terkomputerisasi lebih unggul dibandingkan sistem manual dalam banyak hal. Karena banyak informasi yang secara otomatis dimasukan ke dalam sistem. Kesalahan-kesalahan kecil kemungkinannya terjadi dapat dihindari. Di samping itu, kemampuan sistem informasi SDM dapat berhubungan dengan komputer-komputer lainnya dan dapat membuka data yang sulit atau mahal yang jika diperoleh dengan cara lainnya.

b.   Fungsi pemeliharaan data, setelah data dimasukan kedalam sistem informasi, fungsi pemeliharaan data (data maintenance function) akan memperbaharui dan menambahkan data baru ke dalam basis data yang ada. Dalam sistem yang tidak terkomputerisasi, yang sebelumnya karyawan klerikal melakukan hal ini dengan tangan/manual, mereka mengarsip dokumen-dokumen kertas dan membuat masukan-masukan data ke dalam arspi-arsip. Sistem yang terkomputerisasi melakukan fungsi ini secara akurat, cepat dan tepat.

a.       Fungsi keluaran, fungsi yang paling terlihat jelas dari sebuah sistem informasi SDM adalah keluaran yang dihasilkan. Untuk menghasilkan keluaran yang bernilai bagi pemakai-pemakai komputer, sistem informasi SDM harus memproses keluaran tersebut, membuat kalkulasi-kalkulasi yang diperlukan, dan setelah itu memformat presentasinya dalam acara yang dapat dimengerti oleh para pemakai. Sistem yang tidak terkomputerisasi melakukan hal ini dengan cara manual menyusun artistik-artistik dan mengetik laporan-laporan. Sistem yang sangat terkomputersiasi melakikan hal ini dengan menggunakan program-program yang sangat canggih untuk melakukan ribuan kalkulasi dalam hitungan menit, mengahsilkan grafik-grafik berwarna, dan mengirimkan hasil-hasilnya secara simultan lewat kabel dan satelit ke komputer-komputer pribadi di atas meja para eksekutif di seluruh dunia.