Komponen Dasar Sistem Informasi SDM

Menurut Veithzal Rivai (2008, h.534) terdapat tiga komponen fungsional utama dalam setiap sistem informasi SDM. Komponen-komponen tersebtu adalah:

a.   Fungsi masukan 

Yaitu memasukan informasi karyawan ke dalam sistem informasi SDM. Fungsi ini mencakup prosedur-prosedur yang diperlukan untuk mengumpulkan data, seperti siapa yang mengumpulkan data, kapan dan bagaimana data diproses. Masukan-masukan sistem informasi SDM serupa dengan sistem informasi SDM serupa dengan sistem manual. Informasi karyawan, kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur SDM, dan informasi yang berkaitan dengan kepegawaian lainnya mesti dimakukan ke dalam sistem agar dapat digunakan. Informasi ini biasanya dimasukan dari dokumen-dokumen (seperti formulir lamaran) ke dalam komputer pribadi yang dihubungkan dengan komputer besar (mainframe computer). Informasi dapat diketik, dibaca secara digital, atau dipindah (scanned) dari dokumen-dokumen, dimasukan kedalam sistem di komputer-komputer lainnya, atau diambil dari mesin-mesin lainnya yang dihubungkan dengan komputer (misalnya, mesin jam kehadiran yang dihubungkan langsung dengan komputer).

a.       Fungsi pemeliharaan data

Setelah data dimasukan ke dalam sistem informasi, fungsi pemeliharaan data (data maintance function) akan memperbaharui dan menambahkan data baru kedalam basis data yang ada. Dalam sistem yang tidak terkomputerisasi, yang sebelumnya karyawan klerikal melakukan hal ini dengan tangan/manual, mereka mengarsip dokumen-dokumen kertas dan membuat masukan-masukan data ke dalam arsip-arsip. Sistem yang terkomputerisasi melakukan fungsi ini secara akurat, cepat dan tepat.

b.      Fungsi keluaran

Fungsi yang paling terlihat jelas dari sebuah sistem informasi SDM adalah keluaran yang dihasilkan. Untuk menghasilkan keluaran yang bernilai bagi pemakai-pemakai komputer, sistem informasi SDM harus memproses keluaran tersebut, membuat kalkulasi-kalkulasi yang diperlukan, dan setelah itu memformat presentasinya dalam acara yang dapat dimengerti oleh para pemakai. Sistem yang tidak terkomputerisasi melakukan hal ini dengan cara manual menyusun stasistik-statistik dan mengetik laporan-laporan. Sistem yang sangat terkomputerisasi melakukan hal ini dengan menggunakan program-program yang sangat canggih untuk melakukan ribuan kalkulasi dalam hitungan menit, menghasilkan grafik-grafik berwarna, dan mengirimkan hasil-hasilnya secara simultan lewat kabel dan satelit ke komputer-komputer pribadi di atas meja para eksekutif di seluruh dunia.