Integrated Retail Application Point of Sales

Integrated Retail Application Point of Sales (IReap POS). Berdasarkan website resmi PT Sterling Tulus Cemerlang. IReap POS merupakan solusi lengkap yang dikembangkan oleh STEM berdasarkan oleh banyaknya proyek implementasi mySAP untuk perusahaan ritel, dan interaksi dengan pemain ritel yang menjanjikan di Indonesia. 

IReap POS terbagi ke dalam beberapa fungsi utama, yaitu order, sales, inventory, physical inventory, loyalty, miscellaneous, report, administration, dan personnel. 

a) Order 

Modul Order digunakan untuk melayani pemesanan item yang sedang tidak tersedia di toko sehingga harus dilakukan pengiriman dari Head Office. 

b) Sales 

Modul Sales digunakan untuk melayani transaksi penjualan yang terjadi di toko. 

c) Inventory 

Modul Inventory digunakan untuk mencatat persediaan barang dan perubahan keluar masuk barang yang ada serta untuk menyesuaikan data persediaan yang ada di sistem dengan jumlah fisik barang yang ada di gudang. 

d) Loyalty 

Modul loyalty digunakan untuk untuk mendukung pengelolaan data member (customer). 

e) Miscellaneous 

Miscellaneous digunakan untuk mencatat arus kas masuk dan arus kas keluar (petty cash). 

f) Report 

Modul report digunakan untuk mencetak dan melihat laporan-laporan yang dihasilkan, yang terbagi ke dalam sales reporting, misc, dan inventory reporting. 

g) Administration 

Modul ini digunakan untuk mendukung proses administrasi termasuk melakukan proses start of day, mengelola exchange rate, memantau proses upload dan download data, mengedit MOP (means of payment), system diagnostic dan proses backup data. 

h) Personnel 

Modul ini digunakan untuk mencatat absensi karyawan, mendaftarkan sidik jari karyawan untuk proses absensi atau mengganti password karyawan serta untuk mencatat permintaan cuti atau izin karyawan. 

SAP Business One 

Mengacu pada pendapat Anderson (2011: 60), SAP Business One dirancang untuk firma kecil, yang secara umum memiliki karyawan kurang dari 100 orang, yang memiliki lebih dari lima kantor cabang atau lokasi-lokasi dan kantor cabang yang independen. SAP menempatkan Business One sebagai solusi yang ideal untuk kantor-kantor cabang dari perusahaan multinasional karena solusi ini dengan mudah terhubung dengan solusi SAP Business Suite di kantor utama perusahaan. 

Layaknya pada solusi SAP ERP, Business One mendukung proses-proses bisnis penting seperti Financial Management, Warehouse Management, Purchasing, Inventory, Manufacturing, Banking, dan CRM (Customer Relationship Management). 

a) Sales 

Secara umum, gambaran proses sales adalah sebagai berikut:.  Alur dokumen proses penjualan secara umum dimulai dari: 

1. Sales quotation: tawaran atau proposal yang berisi komitmen harga terhadap suatu produk/ jasa tertentu yang akan diberikan kepada customer atau lead jika diterima. 
2. Sales order: komitmen dari customer atau lead untuk membeli suatu produk atau jasa dengan jumlah dan harga tertentu yang telah disepakati 
3. Delivery note: dokumen yang secara umum mengindikasikan bahwa barang telah dikirimkan kepada customer. 
4. Return: dokumen retur digunakan untuk membalikkan sebagian atau seluruhnya suatu posting delivery note yang telah dilakukan. Hal ini dilakukan ketika customer meretur barang atau dilakukan untuk memperbaiki kesalahan yang telah dibuat dalam base document sebelum A/R Invoice di-posting. 
5. A/R Invoice: dokumen yang harus dibuat dalam proses penjualan yang merupakan permintaan untuk pembayaran atau mencatat pendapatan dalam laporan laba-rugi. 
6. A/R Invoice plus payment: merupakan dokumen A/R Invoice yang digunakan untuk penjualan tunai bagi one-time customers. 
7. A/R Credit Memo: dokumen ini digunakan untuk membalikkan sebagian atau seluruhnya suatu posting dari A/R Invoice. Dokumen ini digunakan ketika customer mengembalikan barang yang A/R Invoice-nya telah dibuat atau digunakan untuk memperbaiki kesalahan yang ada pada dokumen A/R Invoice. 
8. Incoming payments: pembayaran dalam proses sales yang bisa dilakukan dalam empat cara, yaitu tunai, cek, kartu kredit dan transfer bank. 

b) Banking 

Incoming payments adalah pembayaran dalam proses sales yang bisa dilakukan dalam empat cara, yaitu tunai, cek, kartu kredit dan transfer bank.Deposits adalah sejumlah uang yang dibayar kepada suatu lembaga keuangan atau bisnis untuk kredit pada suatu akun. Pembayaran deposit tersebut dapat dilakukan baik secara tunai, cek ataupun dengan kartu kredit. Outgoing payments adalah sejumlah uang yang dikeluarkan oleh pembeli untuk membayar suatu produk atau jasa. 

Payment system/ wizard adalah batch tool yang secara otomatis membuat suatu incoming/ outgoing payment untuk melunasi A/R dan atau A/P Invoice. Adapun jenis atau metode pembayaran yang dimungkinkan dengan alat ini mencakup cek, transfer bank dan bills of exchange (hanya tersedia pada beberapa negara tertentu, tidak termasuk Indonesia). Bank statements adalah pemberitahuan yang mengikat secara hukum dari suatu bank untuk memberitahukan mitra bisnisnya mengenai turnovers pada rekening.  Reconciliation adalah perbandingan rekening untuk memastikan bahwa tidak ada kesalahan dalam perhitungan atau item yang dimasukkan.

c) Inventory 

Sesuai dengan sumber dari SAP library (2011), modul inventory pada SAP Business One 8.82 mencakup pengelolaan master data barang; manajemen serial number dan batch number; pengelolaan transaksi inventory seperti goods receipt, goods issue, inventory transfer, initial item quantity settings, dan inventory counts; pengelolaan price lists; proses pick and pack; dan pembuatan laporan-laporan inventory terkait. 

1. Item Master Data: berfungsi untuk pengelolaan semua data barang yang dibeli, dijual, diproduksi, atau disimpan sebagai persediaan barang serta service dari perusahaan. Item master data ini digunakan oleh modul purchasing, sales, production, warehouse management, accounting, dan service. 
2. Item Management: fungsi yang memungkinkan pengguna untuk menginput dan memodifikasi informasi dari suatu item. (SAP, 2011: 75). 
3. Inventory Transaction: mencakup fungsi-fungsi untuk mendukung goods receipt, goods issue, inventory transfer, initial item quantity settings, dan inventory counts. 

a. Goods Receipt 

Goods receipt adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat penerimaan persediaan barang tanpa ada hubungan langsung dengan dokumen lainnya seperti dokumen-dokumen dari penjualan maupun pembelian. 

b. Goods Issue 

Goods issue adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat pengeluaran persediaan barang tanpa ada hubungan langsung dengan dokumen lainnya pada modul lain. 

c. Inventory Transfer 

Inventory transfer digunakan untuk mencatat transaksi pemindahan barang dari satu gudang ke gudang lainnya. 

4. Price Lists 

Price lists digunakan untuk mencatat daftar harga yang berbeda-beda untuk suatu barang. Saat pembuatan dokumen sales maupun purchasing, SAP Business One akan mengambil harga sesuai dengan daftar harga yang di-assign terhadap business partner-nya. 

5. Pick and Pack 

Pick and pack pada SAP Business One memungkinkan user untuk mengotomatisasi pemrosesan sales order dan A/R reserve invoice dengan cara yang teratur, mulai dari pembuatan daftar pick up sampai pengemasan untuk pengiriman dengan dokumen delivery. 

6. Inventory Reports 

Inventory reports pada SAP Business One digunakan untuk melihat laporan-laporan terkait dengan item tertentu, persediaan barang yang ada beserta penilaian persediaannya.